Wijze van stemmen op een AvA – mondeling of schriftelijk

door

In vrijwel alle statuten van een (naamloze) vennootschap vindt men een clausule over de wijze van stemming, bijvoorbeeld: stemming over zaken geschiedt mondeling en die over personen met ongetekende gesloten briefjes tenzij de voorzitter met instemming van alle aanwezige en vertegenwoordigde aandeelhouders een andere wijze van stemming bepaalt. Opgemerkt wordt dat er geen wettelijke verplichting bestaat over de wijze van stemming. In de literatuur bestaat er overeenstemming op dit punt in die zin dat indien er geen regeling in de statuten staat de stemming zowel over personen als zaken mondeling mag geschieden.  De Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AvA) is echter bevoegd tot afwijking afhankelijk van het voorgelegde geval. Het kan namelijk voorkomen dat men uit respect voor een of meer personen besluit tot een schriftelijke stemming, terwijl dat statutair niet verplicht is. Op elke jaarvergadering van een naamloze vennootschap is een van de standaard onderdelen van de agenda: benoeming of herbenoeming van commissarissen. Daaronder staat veelal vermeld: de volgende personen … stellen zich herkiesbaar. Deze laatste term is m.i. niet geheel juist en ik adviseer deze te vervangen door: herbenoembaar. In vennootschappen waar ik de functie lid van de Raad van Commissaris (RvC) heb vervuld, is hierop gewezen maar kreeg als antwoord dat alle andere N.V.’s op hun agenda plaatsen: herkiesbaar. Men kiest er dan voor niet als een vreemde eend in de bijt beschouwd te worden. Dus verschijnt er op de agenda: herkiesbaar. De kanttekening hierop is dat het laatstgenoemde woord afgeleid is van kiezen. Dit betekent dat er een keuze moet zijn tussen meerdere mogelijkheden. Bij de voordracht van een commissaris is het echter zo dat steeds één persoon door de vennootschap wordt voorgedragen. Het is dus m.i. geen kwestie van kiezen, maar van benoemen. Ik ben van mening dat er daarom geen stemming plaatsvindt, aangezien stemming een keuzemogelijkheid inhoudt. Bij benoeming is er echter geen keuze, maar bestaat de mogelijkheid dat de AvA het niet eens is met de voordracht en daarom te kennen geeft er tegen te zijn. Dit betekent dat als de meerderheid tegen de voordracht is, de functionaris niet benoemd wordt. Dit is dan niet het resultaat van een stemming, maar een wijze van besluitvorming. Dit laatste gebeurt inderdaad veelal middels stemming, maar er zijn ook andere vormen van het nemen van beslissingen. Als wij naar onze Marronlandgenoten kijken, is de traditionele vorm van besluitvorming de krutu. In ons verenigingsrecht is acclamatie een geaccepteerde vorm van het nemen van beslissingen. Toegegeven moet worden dat – anders dan de auteur – sommigen acclamatie ook beschouwen als een wijze van stemming. Maar dat doet geen afbreuk aan de stelling dat het bij stemming gaat om een keuze tussen meerdere personen. In de praktijk is gebleken dat de leiding van de vergadering aan de AvA pleegt te vragen of deze er geen bezwaar tegen heeft dat de benoemingsprocedure niet schriftelijk, maar mondeling geschiedt. Deze vraag is onnodig, omdat er m.i. geen sprake is van stemming. In de praktijk komt het veelal voor dat de voorzitter van de vergadering in afwijking van het statutaire voorschrift aan de AvA vraagt om de (her)benoemingsprocedure niet schriftelijk maar mondeling te doen plaatsvinden. Over het algemeen wordt de goedkeuring van de AvA verkregen, omdat het duidelijk is dat de desbetreffende kandidaat toch zal worden benoemd, ondanks de wijze van stemming. De goedkeuring van de AvA is alleen maar geldig indien deze unaniem beslist. Indien slechts één aanwezige uit bijvoorbeeld 300 aandeelhouders een schriftelijke stemming verlangt, moet zulks geschieden. De schriftelijke stemming heeft tot gevolg dat de vergadering onnodig wordt opgehouden omdat stembriefjes gedistribueerd moeten worden met bijbehorende procedures die de vergadering soms langer dan een uur kunnen vertragen, terwijl de uitslag van tevoren vaststaat. Indien men met mij de herbenoeming niet als een stemming ziet, is er geen probleem. Er hoeft dan geen goedkeuring van de AvA gevraagd te worden. Indien de gangbare opvatting gevolgd wordt, moet de omslachtige schriftelijke stemming geschieden. Het gevolg is dat een belangrijk deel van de aanwezigen zo geïrriteerd raakt hierover dat zij de vergadering verlaten en verkiezen om niet deel te nemen aan de nog te behandelen agendapunten. De door mij verdedigde opvatting kan alleen op verantwoorde wijze in de praktijk gebracht worden als deze door de jurisprudentie wordt gehonoreerd. Ik wil wel aan alle vennootschappen – die de bepaling van mondelinge stemming over zaken en schriftelijke over personen in hun statuten hebben – meegeven deze te laten wijzigen. De kosten hiervoor zijn minimaal terwijl het oponthoud van een vergadering waarop veelal personen met een drukke agenda aanwezig zijn, voorkomen wordt. De enige verliezers zijn in dit geval personen die er een sadistisch genoegen in scheppen de duur van vergaderingen te verlengen! Carlo Jadnanansing